قسمت چهارم
16- در ص 176 ذیل تعریف اسناد رسمی ذکر می شود که " تمام اسناد تجاری و غیرتجاری مشروط بر این که در ادارات ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشند، اسناد رسمی تلقی می شوند." در حالیکه به اعتبار عام و خاص و حتی به اعتبار متن کتاب مورد بحث ( ص 163 سطر 9 ) همه اسناد تجاری رسمی هستند.
17- در ص 176 توضیحی مبنی بر داشتن یا نداشتن تفاوت معنی داری بین اعلامیه و اطلاعیه ارائه نشده است.
18- در ص 181 ذیل تعریف دستورالعمل اشعار میدارد که " دستورالعمل ، در حقیقت دستور و شیوه ی چگونه انجام دادن آیین نامه ها و مقررات اداری است." در حالیکه در متن کتاب و مورد بند 4 از همین نامه نکات دیگری را در این ارتباط گوشزد می کند.
19- در ص 182 در تعریف رییس اعداد نامربوطی که احتمالاً به چاپ و اشتباه چاپی مربوط است به چشم میخورد.
20- در ص 186 وقتی از نامه های اداری که تمام هم و غم نویسنده در این کتاب معطوف آن بوده است ، اشاره ای به میان می آید نامه های رسمی را وقتی در یک اداره وارد و ثبت می شوند " اداری " می گوید در حالیکه به اعتبار مضامین ص 19 کتاب ، نامه ها به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در موسسات دولتی است ، "اداری " و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری " رسمی " نامیده می شوند.

اما کار نیک ، حداقل باید با سخن نیک تحسین شود و من هرچند ناچیزم اما نهایت تشکر و امتنان خود را به مثابه پای ملخی به پیشگاه شما سلیمان عزیز تقدیم می کنم و قدم های شما را در یکسان کردن و حتی استاندارد نمودن مکاتبات اداری صمیمانه ارج می نهم و بر همت والای شما در اصلاح نظام نوشتاری غبطه می خورم. البته پیشنهادی هم دارم و آن اینکه با تحول اطلاعات و ظهور پدیده های جدیدی چون رایانه و اینترنت و .... می باید به تحولات اداری نیز دست یازید و از این امکانات بهره جست.
مثلاً اگر تقریر نامه با فونت ها و سایز متفاوت قلم ها تا دیروز براحتی مقدور نبوده است ولی امروز مقدور شده است ، مناسب به نظر می رسد سایز فونت قلم و ... در نظام اداری مد نظر باشند و مثلاً هرگاه مقام پایین برای مقام بالا نامه ای را امضاء می کند سایز قلم عنوان و نام و نام خانوادگی امضاء کننده از سایز قلم نام و نام خانوادگی و عنوان گیرنده نه تنها بزرکتر نبوده بلکه برای احترام کوچکتر نیز انتخاب شود.

خداوند همه خدمتگزاران این ملک و سرزمین را نگهدارد.

دکتر محمد حسین مسعودی گاوگانی

E.mail: dvm_masoudi@hotmail.com
 

 

قسمت سوم
-6 در ص 25 تفاوت نامه های محرمانه با سری و خیلی محرمانه با کاملاً سری یا فوق سری روشن نشده و توضیحی ارائه نشده است.
7- در ص 29 و سطر 11 آنجا که مقام پایین به مقام بالا نامه می نویسد مقرر است پیش از عنوان اداری گیرنده ، نام و نام خانوادگی نوشته شود. در صورتیکه در مثال پیشنهادی این مورد رعایت نشده است.
8- در ص 41 و ص 42 رطب خورده منع رطب می کند. یعنی در ص 42 وقتی نکات نامه نوشته شده را بررسی می کند مورد دوم ایراد را ، استفاده بیش از حد از کلمات عربی ذکر می کند و جالب آنکه در بازنویسی و تصحیح نامه، کلمه " مطالعه کردم" را به جای کلمه " خواندم " می گذارد.
9- در ص 58 سه رکن گزارش از نظر نویسنده ، توصیف دیده ها و شنیده ها ، تجزیه و تحلیل آنها و ارائه راه حل به منظور مشکل گشائی است اما همین نویسنده در ص 69 ارکان گزارش را موضوع ، گیرنده و هدف ذکر می کند.
10- در ص 97 و سطر 12 به سادگی می توانستیم بجای " هفتگی گزارش کار خود " کلمات " گزارش کار هفتگی خود" را قرار دهیم.
11- در دو سطر آخر ص 97 بخش نامه های دولت به وزارت خانه ها جزو نامه های برون سازمانی قلمداد شده است اما آیا دولت را نمی توان از وزارت خانه های خود جدا ندانسته و آنرا در مجموع یک سازمان قلمداد کنیم؟
12- در ص 156 و ص 157 در الگوهای پیشنهادی برای دعوت نامه ( به نظر می رسد دعوتنامه بهتر از دعوت نامه باشد چون این دو کلمه با هم ادغام و یک کلمه ساخته شده است.) تاریخ ، زمان و ساعت برگزاری مراسم مشخص نشده است.
13- در ص 175 تعریفی که از آیین نامه ارائه شده است بیشتر به تعریف اساسنامه شباهت دارد. کمااینکه در مثال های پیشنهادی ( تشکیل شوراهای محلی ، انتخابات ) هیچکدام توسط موسسه عام یا خاص و به منظور تنظیم امور موسسه تهیه و تدوین نشده است.
14- از جمله نامه های مربوط به حقوق قضا ، اظهارنامه است که اشاره ای بدان نشده است و به نظر می رسد مشابه معنی ابلاغ نامه باشد.
15- در ص 176 هنگامیکه اساسنامه تعریف می شود آنرا قانونی ... تعریف میکند. در حالیکه قانون مفهوم خاصی دارد و قانون را قانون گذار( نمایندگان مجلس و دیگر مراجع ذیصلاح بسته به شیوه اداره حکومت) وضع می کند.
 

 

قسمت دوم
1- در چارت انواع نوشته ها در ص 3 به اعتبار قالب ، اشاره ای به کتاب و اخیراً وبلاگ و ... نشده است. مثلاً مکاتبات اداری تالیف شما از نظر قالب در کدامیک از تقسیم بندی های مورد اشاره حضرتعالی قرار دارد؟
2- در ص 7 که از گونه های مختلف مکاتبات اداری سخن رفته است اشاره ای به تقاضانامه یا درخواست ، ابلاغیه ، دستور و ... نشده است. حتماً خواهید گفت در حالت کلی مصداق نامه خواهند بود اما آیا اطلاق نامه به بخشنامه نیز می تواند مصداق داشته باشد؟
3- در ص 9 در کادر مربوط به نکته ، به انواع مکاتبات اداری ، ابلاغ نامه، آیین نامه ، اساس نامه ، صورت حساب ها و ... نیز اضافه شده است. در صورتیکه در ص 7 و ذیل عنوان گونه های مختلف مکاتبات اداری به آنها اشاره ای نشده است.
4- در همین کادر آیین نامه از دستورالعمل جدا نوشته شده است ولی در ص 119 به نظر میرسد شما خود این دو را یکسان میدانید. اما به نظر بنده آیین نامه معمولا در هئیت دولت مصوب شده و شامل مواردی است که بصورت کلی باید برای انجام امری در نظر گرفت. مثلاً برای اکثر قوانین مصوب مجلس ، هئیت دولت آیین نامه اجرائی تصویب کرده و ابلاغ میکند و گاه در خود آیین نامه ممکن است قید نماید که دستورالعمل اجرائی این آیین نامه را مثلاً سازمان دامپزشکی کشور نوشته و اجرا خواهد نمود. مثلاً در آیین نامه اجرائی ماده 10 قانون سازمان دامپزشکی کشور که در جلسه 4/10/1373 هئیت وزیران تصویب شده است ذیل ماده 24 قید شده است که" ضوابط و دستورالعمل های لازم برای اجرای مفاد این آیین نامه توسط سازمان دامپزشکی کشور تنظیم و اجرا می شود." حال آنکه دستورالعمل را که به نظر بهتر است راهکار بگوئیم بالاترین مقام یک سازمان حقوقی ( یا هر آنکس که ایشان، وی را مصدر صدور راهکار قرار داده اند) بعد از مشورت یا تصویب در شورای معاونین ابلاغ میکند و نیز به مصوبه هئیت وزیران ندارد.
5- در ص 24 و 25 توضیحی برای نامه های دستوری که در سطر سوم از ص 24 بدان اشاره شده است ، دیده می شود هرچند که در اکثر صفحات کتاب معمولا از دستور به نوشته رییس در کنار نامه (هامش یا پی نوشت) نام برده می شود.
 

 

حضور با سعادت جناب آقای دکترحسن ذوالفقاری
با سلام و دعای خیر
سعادتی شد که به مناسبت آزمون ضمن خدمت آئین نگارش و مکاتبات اداری چاپ دوم کتاب مکاتبات اداری تالیف حضرتعالی را (ISBN: 964-7908-02-4) هرچند خلاصه وار مطالعه نمایم. اما از آنجا که برای هر مطالعه ای یاداشت هایی برمیدارم مناسب دیدم یادداشتهای خود را برای احیانا استفاده و در صورت صلاحدید اظهارنظر بحضور ارسال نمایم. بسیار ممنون خواهم بود اگر لیاقت شنیدن یا خواندن نظرات شما را داشته باشم.

با تشکر و احترام
دکتر محمد حسین مسعودی گاوگانی